입주자대표회의의 첫 업무(관리방법 결정 등)

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입주자대표회의란 무엇인가?

 

#5 입주자대표회의의 첫 업무

 : 상견례 / 관리방법 결정, 선거관리규정, 기타당면과제

 

우여곡절을 겪고 입주자대표회의가 구성되고, 첫 회의를 시작한다.

아직 서로를 모르기때문에, 관리소장은 각 동 대표들에게 연락을 하여 일정을 조율하고, 회의 날짜를 잡고 공고를 한다. 이때 관리규약에 따라 보통 회의 소집 5일전에 아파트 게시판에 게시를 하고(아직은 게시판 다운 게시판도 없어서 엘레베이터 안쪽에 A4종이를 붙여놓는다), 관심있으신 분들이 참관을 한다.

각 동대표에서 회의 참석 자료를 보낸다

아파트 게시판에 공고문을 붙여서 입주민에게 알린다

보통 크게 두 업무를 한다.

첫 번째는 상견례이다. 각 동 대표들과 선출된 회장, 감사 들이 서로 인사를 하고, 만약에 감사나 총무이사(또는 공동체 활성화 이사)가 미선출되었다면 간선제로 투표를 실시하여 임원을 선출한다.

두 번째는 안건이다. 이제 아파트의 현안사항에 대해 막 논의해야지 생각할텐데, 그러면 오산이다. 대표회의도 회의 전 관리규약에 맞춰서 정해진 기일 및 서식에 따라 안건을 상정하여야 논의를 한다.

첫 회의는 관리소장 주재하에 회의를 잡기때문에 그런 부분을 기대할 순 없고, 당장 해야될 것들에 대해 알린다.

회의 순은 보통 이렇다. 아파트마다 관리소장 마다 차이가 있겠지만, 관리소장의 업무보고 그리고 안건에 대하여 토의를 한다.

안건이 별거 아닌것 같지만 기본 3~4시간 소요된다

첫 회의 안건은 관리방법의 결정, 선거관리규정 동의, 기타 당면 과제 등이다.

여기에 관리방법의 결정은 따로 포스팅하겠지만, 대략 이런 것이다. 현재 아파트(공통주택)의 관리주체는 임시로 시공사를 통해 운영되는 업체이기 때문에, 관리업체를 다시 뽑아야 된다. 하지만 여기서도 공동주택관리법에 따라 먼저 자치관리로 할 것이냐, 위탁관리로 할 것이냐 선택하여야 한다. 또한 선택을 하면 입주자의 50%(과반수) 동의를 받아야 한다. 각 방법에는 장단점이 분명히 있고, 현재 관리업체는 입주민들이 원해서 선택한 업체도 아니고, 보통 서비스에 불만이 많기 때문에 빠른 선택이 필요하다. 이 부분을 신속하게 결정할 것이다.

두 번째 선거관리규정은 관리규약에 따라 다르겠지만, 보통 관리규약에 입주자대표회의 과반수 동의를 얻음으로 의결된다. 아파트(공동주택)에서 선거관리위원회가 특별한 기구는 아니기때문에 해당 내용도 보편적인 내용이 많다. 그리고 빨리 진행해야할 안건이 많기 때문에 거의 대부분 과반 찬성 통과 된다.

 

그외에 기타 당면 과제는, 보통 그 시기에 법적으로 해야되는 업무가 있거나, 관리업체(관리소)에서 입주자대표회의가 구성될 시기를 예측하여 단기 계약을 맺은 사항에 대하여, 만료시점이 도래하여 어떻게 처리할 것이냐 논의한다.

내가 속한 아파트에서는 재활용수거업체 계약만료 때문에 어떻게 할 것인가 문제였다. 당장 분리수거장을 주1회 할 것이냐 2회할 것이냐 고민할 시간도 없이, 일단 업체랑 어떻게 할까 그것부터 정해야되었다. 일단 계약 유지를 해야 그래도 재활용 수거는 할테니 일단 연장한다.

그외에 관리소에서 몇달간 운영을 위하여 각종 계약(전산운영관리, 관리규약 인쇄 제본, 화재종합보험, 재활용수거업체 계약, 방역소독 계약, 승강기 유지보수관리업체 계약, 각종 안정교육, 그외 판촉부스 임대 등 잡수입 처리, 그리고 시설물 인수인계, 하자요청 관련자료등... 어마어마한 자료를 보여주면서 현황보고를 하기에 안건 외의 논의를 하기 힘들다.

정기 업무보고시 수많은 관리자료을 확인한다.

필자도 처음에 지하주차장 스티커, 경관조명 가동시간이나 휘트니스 센터 운영, 하자보수, 아파트 카페 관리 등 공부해서 왔으나 이런 문제들 때문에 말도 꺼내기 어려웠다.

게다가 보통 동대표는 다른 단지에서 해본 사람도 있으나, 안해본 사람도 꽤 되기때문에 뭐가 뭔지 몰라서 그냥 듣기만 한다. 그래서 회의 자료를 미리 받기 떄문에 공부를 사전에 해야 원활한 회의 진행이 된다.

 

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자치관리냐, 위탁관리냐(관리방법 변경)

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